Strategic Meetings Management i dag och i morgon

Vad händer med mötet i ett arbetsliv under omvandling? Vilka förväntningar kommer att ställas på mötesbokare, mötesledare och inte minst inköpare av mötestjänster framöver? Vilka typer av möteserbjudanden kommer att vara attraktiva? Och vilka mötespartners kommer att kunna erbjuda dessa? Michael Schüller, vd för Svenska Möten, reflekterar över transformationen av en profession i en tid där arbetslivet både har genomgått och står inför stora förändringar.

Michael Schüller - VD Svenska Möten

Arbetslivet 2024 fortsätter att präglas av en pågående arbetslivstransformation med digitalisering, AI, hybridarbete och växande hållbarhetsfokus, parallellt med en dämpad konjunktur och ett osäkert omvärldsläge. Våra mötesstrukturer är under granskning och vi frågar oss hur ofta, hur länge och på vilka sätt vi möts bäst. Möten blir en integrerad del i en strävan efter hållbarhet på arbetsplatsen, vilket i sin tur avspeglar sig i verksamhetsstyrning, rapportering, säkerhet och trygghet.

I Svenska Mötens trendrapport 2024, som bygger på långsiktiga megatrender, fångar vi genom löpande omvärldsanalys upp rörelser i och kring branschen, både i Sverige och internationellt. Insikterna från årets rapport väcker många reflektioner hos mig, inte minst inom Strategic Meetings Management, som jag ser kommer att spela en avgörande roll i denna omvandling.

Vi söker nu efter sätt att mötas bättre, inte oftare, både internt och externt. Kvaliteten på möteskultur och konferenser förefaller viktigare än tidigare och Svenska Möten noterar ökande budgetar per deltagare och stor efterfrågan på kunskap inom möteskultur. Ett ökat fokus på bra mötesupplevelser bekräftas i internationella trendrapporter. Inte minst driver yngre generationer önskan om förbättringar.

Att skapa en bra och verksamhetsutvecklande möteskultur kräver en solid grund. En tydlig mötesstrategi, kompletterad med en väl förankrad och implementerad mötespolicy, skapar förutsättningar för en mötesstruktur som i sin tur bygger möteskulturen. Olika verksamheter har olika behov, och struktur och kultur ska anpassas efter dem – inte tvärtom, men den strategiska grunden är gemensam. Här ser jag att Strategic Meetings Management kommer att vara en drivande kraft för att optimera företagens möten så att de stödjer övergripande strategi och affärsmål samt bygger företagskulturen.

Min spaning är att detta i sin tur kommer resultera i förändrade beteenden, behov och kravställningar inom Strategic Meetings Management. Det kommer att efterfrågas och ställas både nya och tydligare krav på oss som mötespartners. Vi behöver bli en strategisk partner. En mötespartner som kan erbjuda kunskap, tjänster och service i hela värdekedjan för möten. En mötespartner som, utöver att finnas där och stötta den dagliga och löpande verksamheten med sömlösa förfrågningar i både digitala och analoga kanaler, offerter, rådgivning, bokningar, projektledning, genomförande, uppföljning med mera, även kan bidra till att utveckla professionen till att bli än mer strategiskt viktig för verksamhetens framgång och att dess frågeställningar lyfts upp i hierarkin.

Från att ta fram mötesstrategi och policy, effektivisera processer och arbetsflöden genom digitalisering, konsolidera statistik och rapportering inom både ekonomi och hållbarhet, kunna erbjuda möjligheter för möten som kräver hög datasäkerhet till att säkerställa att policys och riktlinjer efterlevs och följs upp samt inte minst viktigt, att era möten ger ett positivt resultat på sista raden. Som en mötespartner behöver vi hjälpa er att leverera möten som ger effekt på verksamheten men inte på klimatet. Möten som resulterar i en stark företagskultur, med motiverade medarbetare som hämtar kraft ur era möten. Möten där alla känner sig inkluderade och känner sig betydelsefulla.

Vi tror på mötets kraft i framgångsrika företag och organisationer. Möten är själva fundamentet för all utveckling. Men de måste vara genomtänkta och vila på en bra grund och strategi för att bygga företagskultur. Och de behöver följas upp för att säkerställa att de ger önskad effekt och avtryck på verksamheten men inte på klimatet. Och jag ser att alla ni som jobbar inom Strategic Meetings Management kommer att spela en stor och avgörande roll i detta arbete. Och vi hjälper er gärna.

Vill du veta om er om Svenska Möten som mötespartner kan du läsa här.