Expertens tips för framgångsrika event och stora möten

Sommarfest, höstkickoff, jubileum och andra event är fantastiska tillfällen för team att koppla av, bygga samarbete och skapa minnen tillsammans. Att planera och boka framgångsrika event eller större möten kräver dock noggrann planering och överväganden för att se till att alla deltagare har en minnesvärd och behaglig upplevelse.

Ett större arrangemang kräver både tid och noggrannhet i planering. En som vet mycket om detta är Lena Mägiste, senior projektledare på Svenska Möten. Hon har mångårig erfarenhet av att hjälpa kunder med att både planera, boka, genomföra och följa upp stora möten.

Ett viktig steg i början av planeringen är frågan kring platsen för mötet. Ett event eller möte med många deltagare och ett kanske mer omfattande innehåll kan begränsa antalet relevanta anläggningar, så det är en stor fördel att boka i god tid för att få den platsen du önskar.

–  Platsen gör skillnad. Den är en viktig nyckel. Du vill se till att den passar både aktiviteterna och teamets behov. Cityläge, naturnära, herrgård eller slott? Typ av anläggning och plats kan alla vara bra beroende på företagets kultur och mål. Och naturligtvis måste boendet vara bekvämt och lokalen rymma alla planerade aktiviteter,” säger Lena Mägiste.

Svenska Möten har stor kunskap i att hjälpa företag att planera och arrangera stora möten och event. Vi kan hjälpa till med allt från att sätta syfte, mål och budget för ert arrangemang till bokningar, genomförande och uppföljning. Utifrån kundens behov skräddarsyr vi en lösning där vi samarbetar med olika partners och leverantörer.

–  Behöver ni till exempel en projektledare som håller i hela arrangemanget? Transport till och från konferensen? Hjälp med att hantera anmälningar, boendelistor, ankomstregistrering och namnskyltar? En konferencier till konferensen eller underhållning på kvällen? Eller kanske teambuildande aktiviteter för deltagarna? Jag och mina kollegor hjälper dig, fortsätter Lena.

För en smidig resa mot ett framgångsrikt event som blir minnesvärd och konstruktiv för ditt team, ta gärna kontakt med Svenska Möten redan från start så hjälper vi dig att både komma i gång och komma framåt. Lena bjuder här också på några experttips.

Tips och råd från Lena

Att boka ett större event, till exempel en sommarfest, kräver omsorgsfull planering, men med rätt förberedelser kan du skapa en minnesvärd och positiv upplevelse för ditt team. Ta hjälp av dessa tips och råd för att säkerställa att varje detalj tas om hand och att din kickoff, sommarfest eller event blir en framgång.

Definiera syftet och mål med sammankomsten
Varför ska ni ha detta möte? Vad är målet? Är det teambyggande, motivation, eller utbildning? Tydligt definierade mål hjälper dig att välja rätt plats, upplägg, aktiviteter med mera.

Fastställ budget
Skapa en realistisk budget. Inkludera kostnader för lokal, mat, transport och eventuella övriga aktiviteter. Håll dig inom budgetramen för att undvika oväntade kostnader.

Välj en lämplig plats och boka anläggning
Beroende på syftet och förutsättningar kan du överväga olika platser. Se till att anläggningen har bekväma boendemöjligheter om ni önskar logi och tillräckligt med utrymme för planerade aktiviteter.

Planera innehåll och aktiviteter
Skapa en varierad lista med aktiviteter som passar målet med kickoffen. Teambyggande övningar, inspirerande talare eller avslappnade sociala aktiviteter kan alla vara relevanta beroende på deltagarnas behov och företagets kultur.

Skapa en kommunikationsplan
Informera deltagarna i förväg om mötet. Skapa en detaljerad agenda och ge information om vad som förväntas av dem. Skicka gärna underlag och dokumentation i förväg. Detta skapar förväntan och engagemang.

Mat och dryck
Säkerställ att det finns tillräckligt med mat och dryck av hög kvalitet. Erbjud även genomtänkta dryckesalternativ för de som önskar alkoholfritt. Var noga med att ta hänsyn till eventuella allergier eller kostrestriktioner bland deltagarna.

Hållbarhet
Tänk på miljöpåverkan när du planerar kickoffen. Välj en anläggning som är miljöcertifierad. Fundera på vilka hållbara val du kan göra vad det gäller mat, transport och eventuella material som används under evenemanget. Vill du kanske ha en miljöredovisning av ditt arrangemang?

Skapa möjligheter för avkoppling och egentid
Se till att det finns tid för deltagarna att koppla av och njuta. Stora sociala sammanhang kan för många personer, även om det är roligheter, vara utmanande. Så säkerställ att det finns möjlighet till egentid där deltagarna själva kan välja om de vill vara sociala eller få en stund för sig själva.

Utvärdera och samla feedback
Utvärdera arrangemanget efteråt och samla feedback från deltagarna. Detta ger dig insikter för framtida arrangemang och hjälper till att förbättra kommande kickoffer.

 Mer tips och råd
Vill du ta del av mer tips och råd från Svenska Möten? Här hittar du våra guider och checklistor!