Krav på papperskvitton avskaffas med uppdaterad bokföringslag

Andreas Bremo - Head of Sales & Customer Relations SEB Kort

Från den 1 juli behöver svenska företag inte längre spara papperskvitton för bokföringen om de har förts över till ett digitalt format.

Det är glädjande och möjliggör stora tidsbesparingar i kvittohanteringen, säger Andreas Bremo på Eurocard. Här tipsar han om två saker alla företagare kan göra innan lagen träder i kraft.

Frågan om papperskvitton i bokföringen har diskuterats fram och tillbaka i Sverige i många år. Samtidigt som det i Danmark, Finland och Norge sedan länge har räckt med digitala kvitton som underlag i bokföringen, har svenska företag behövt spara och arkivera papperskvitton i samband med köp för företagets räkning.
Men nu har riksdagen tagit beslut om en lagändring som träder i kraft den 1 juli i år och som ger svenska företag liknande förutsättningar som företag i den andra nordiska länderna.

Mer säkert och effektivt

Detta är något som vi verkligen välkomnar. Vi har ju under många år, inte minst genom våra egna rapporter.* påpekat det orimliga i att företag ska behöva spara fysiska kvitton och fakturor när det finns fullgoda digitala alternativ. Den fysiska kvittohanteringen har dessutom kostat svenska företag miljardbelopp årligen, säger Andreas Bremo, Head of Sales & Customer relations på Eurocard.

Den nya lagen innebär alltså stora kostnadsbesparingar för företagen då de nu slipper spara och arkivera stora mängder pappersdokument. Men lagen betyder också att företag får bättre möjligheter att göra sin utläggshantering säkrare och mer kostnadseffektiv.

Nu slipper man oroa sig för att papperskvitton ska förstöras, försvinna eller vara i ett för dåligt skick Dessutom finns det många digitala lösningar och verktyg på marknaden som hjälper företag att spara både tid och pengar genom att digitalisera delar av eller hela utläggshanteringen.

För de som vill förbereda sig inför lagändringen och arbeta effektivare med sin kvittohantering från dag ett har
Andreas Bremo två tips:

Kartlägg hur er utläggsprocess ser ut idag

Börja från det ögonblick en medarbetare gör ett utlägg och gå därefter igenom varje moment tills utlägget är bokfört. Finns det några flaskhalsar i denna process? Vilka moment brukar ta onödigt mycket tid, orsaka irritation eller skapa osäkerhet hos medarbetarna? Fråga er också om det finns några delar i denna process som skulle tjäna på digitaliseras.

Ta reda på vilka digitala verktyg som kan hjälpa er

Enbart genom att använda en app med kvittomottagnings-teknik, istället för att manuellt hantera kvitton, kan man spara flera minuter per hanterat utlägg. Och väljer man att digitalisera hela utläggshanteringsprocessen, från köp till bokföring, kan man spara väldigt mycket tid, både som enskild medarbetare och som företag. Prata gärna med er kortleverantör om vad som är möjligt för ditt företag.

*Läs mer om digitala kvitton och digital utläggs-hantering här:  www.eurocard.com/doc/com/ECCI0W-reportdigitalreceipts-EN.pdf