Persona: Security & Compliance

Namn: Emma Karlsson
Titel: Reseansvarig - Säkerhet och Efterlevnad
Företag: Stora Bolaget AB
Erfarenhet: Över 10 års erfarenhet inom säkerhet och riskhantering inom inköp och Travel Management

Ansvarsområde:
1. Implementering av "Duty of Care": Emma har det övergripande ansvaret för att utveckla och genomföra ett omfattande reseprogram med fokus på säkerhet och efterlevnad. Detta program är inriktat på att skydda de anställda, särskilt i högriskområden.

 2. Anställdas Säkerhet: Emma prioriterar att förbereda och stödja anställda under hela resan - från förberedelser före resan till uppföljning efter resan.

 3. Riskminimering och Policyefterlevnad: Hon spelar en central roll för att se till att företaget är medvetet, följer branschregler och uppfyller interna efterlevnadskrav, särskilt för reserelaterade verksamheter.

Emmas Ansvar och Utmaningar:
1. Skydda Företagets Rykte och Ledare:
Prioritera att säkerställa att företagets rykte är oskadat och att höga chefer skyddas från risker eller incidenter under resor. Negativa händelser eller upplevd nonchalans kan ha stor påverkan på företagets varumärkesimage, marknadsuppfattning och förtroende.

2. Anställdas Reseförberedelse:
Fokusera på att förbereda och stödja anställda inför resor. Se till att de är informerade, utbildade och utrustade med resurser för att hantera risker eller utmaningar på destinationer. Oförberedda händelser kan undvikas genom bättre förberedelser.

3. Tillhandahållande av Relevanta Reseinformation:
Se till att anställda får aktuell information om resmålet, inklusive risker, hälsa, kultur och nödnummer. Det är avgörande för välgrundade beslut och riskminimering.

4. Säkerhet för Anställdas Resedata:
Säkerställa att reserelaterad information är konfidentiell och säker. Intrång eller missbruk av känslig information ska undvikas.

5. Kommunikationskanaler vid Kriser:
Säkerställa pålitlig kommunikation vid nödsituationer med korrekta kontaktuppgifter för snabb hjälp.

6. Stimulera Användning av Hanterat Reseprogram:
Uppmuntra användning av auktoriserade bokningskanaler för att säkerställa efterlevnad av säkerhetsåtgärder och tillgång till supporttjänster.

7. Övervaka Anställdas Platser:
Ha insyn i var anställda befinner sig för att ge support oavsett plats.

8. Tillgång till Anställdas Resplaner:
Upprätthålla åtkomst till anställdas resedetaljer för att ge support och säkerställa efterlevnad.

9. Tvåvägskommunikation:
Skapa effektiva kommunikationskanaler för snabbt informationsutbyte.

10. Regelöverensstämmelse och Konsekvensförståelse:
Följa branschregler och lagar samt förstå konsekvenserna för företaget och anställda.

11. Prestandaövervakning och Analys:
Använda verktyg för att bedöma prestanda.

12. Efterlevnadsgranskning av Affärsenheter:
Genomföra efterlevnadsgranskningar mellan olika enheter.

SBTA-stöd för Emma som Travel Manager:
1. Omsorgspliktens Utveckling:
Implementera ett omfattande omsorgsprogram för att skydda anställda under resor.

2. Global Medarbetarspårning:
Användning av teknologi för realtids vy av anställdas platser globalt.

3. Automatiska Händelsemeddelanden:
Snabbt meddela anställda vid kritiska händelser.

4. Inkludering av Vårdgivare:
Integrera specialiststöd i vårdpliktsprogrammet.

5. Datasäkerhetssäkring:
Skydda anställdas information.

6. Integrerade Kommunikationsverktyg:
Använda en plattform för att hantera information och support.

7. Använda Befintliga Tjänster:
Dra nytta av förinstallerade tjänster för att förbättra existerande program.

8. Allt-i-ett-Kommunikationsverktyg:
Erbjuda ett enhetligt verktyg för informationsutbyte.

9. Förbättrad Regelöverensstämmelse:
Stärka efterlevnad för att möta krav.

Emma Karlsson strävar efter att säkerställa säkerhet, efterlevnad och skydd för företagets anställda i alla aspekter av resor, riskhantering och efterlevnad av regler och föreskrifter.